Revisado por Vítor Bertuzzi, CIO da BGP
Conciliação bancária: o que é, como fazer passo a passo e como automatizar
Conciliação bancária é o processo de comparar os lançamentos financeiros da empresa com o extrato do banco para confirmar que os dois batem. Cada entrada e saída registrada no sistema ou na planilha é conferida com o que de fato passou pela conta, e as diferenças são investigadas e corrigidas.
Nesta página você vê o que é conciliação bancária, para que serve, por que os saldos divergem, o passo a passo para fazer, um exemplo numérico completo, como conciliar cartões, a diferença para a conciliação contábil, quando usar planilha e quando automatizar, os erros mais comuns e a periodicidade ideal.
O que é conciliação bancária?
Conciliação bancária é a conferência entre dois registros do mesmo dinheiro: o que a empresa anotou (no ERP, no sistema financeiro ou na planilha) e o que o banco registrou no extrato. Se tudo estiver correto, o saldo ajustado dos dois lados é igual. Se não estiver, existe um lançamento esquecido, duplicado, atrasado ou errado.
O processo parte de uma ideia simples: o banco é uma fonte externa e independente. Ele não sabe o que a empresa pretendia fazer, só o que aconteceu. Por isso o extrato funciona como prova, e a conciliação transforma essa prova em controle.
Em geral, ela é um dos primeiros processos da rotina financeira e fica na base do controle financeiro empresarial: sem conciliar, não dá para confiar no saldo, no fluxo de caixa nem no resultado do mês.
Para que serve a conciliação bancária?
- Garantir o saldo real: a empresa sabe quanto realmente tem em cada conta.
- Encontrar erros de registro: valor digitado errado, lançamento em conta trocada, pagamento duplicado.
- Identificar custos esquecidos: tarifas, juros, IOF e taxas que o banco debita e ninguém lança.
- Detectar fraudes e desvios: pagamento a quem não deveria, transferência não autorizada, cheque adulterado.
- Dar base ao fechamento: o DRE e os relatórios gerenciais só são confiáveis se o caixa foi conciliado.
- Facilitar auditorias e due diligence: contas conciliadas e documentadas encurtam o trabalho do auditor e passam segurança a investidores. Veja due diligence.
Por que o saldo do banco é diferente do saldo da empresa?
Quase toda divergência vem de um motivo conhecido. Os mais comuns:
| Causa | O que acontece | Como tratar |
|---|---|---|
| Pagamento em trânsito | A empresa lançou, mas o banco ainda não compensou (cheque, boleto agendado, TED fora de horário) | Não corrige o sistema; entra como item de conciliação até compensar |
| Depósito ou recebimento em trânsito | A empresa lançou a entrada, mas o crédito ainda não apareceu no extrato (cheque depositado, cartão a cair) | Item de conciliação até compensar |
| Tarifas bancárias | O banco debitou, a empresa não lançou | Lançar no sistema |
| Juros, IOF e encargos | Cheque especial, antecipação, empréstimo | Lançar no sistema |
| Rendimentos de aplicação | O banco creditou, a empresa não lançou | Lançar no sistema |
| Lançamento duplicado | A empresa registrou duas vezes o mesmo pagamento | Estornar o duplicado no sistema |
| Erro de digitação | Valor ou data errado | Corrigir o lançamento |
| Entrada não identificada | PIX ou depósito sem referência | Descobrir o cliente e dar baixa na conta a receber |
| Débito indevido | Cobrança que a empresa não autorizou | Contestar com o banco |
Dois grupos aparecem nessa lista, e a diferença importa. Os itens em trânsito são timing: se resolvem sozinhos nos próximos dias e não exigem corrigir nada. Os itens de ajuste exigem lançamento ou correção no sistema da empresa.
Como fazer a conciliação bancária passo a passo?
1. Reúna os documentos do período
Junte o extrato bancário do período (de preferência em arquivo OFX ou PDF oficial) e o relatório de movimentação do seu sistema ou planilha para a mesma conta e as mesmas datas. Confirme que o período está completo, sem lançamentos pendentes de digitação.
2. Compare os saldos iniciais
O saldo inicial do extrato deve ser igual ao saldo inicial do sistema, ou a conciliação do mês anterior deve explicar a diferença. Se o mês anterior não foi conciliado, comece por ele.
3. Confira depósitos e retiradas, um a um
Marque cada lançamento do sistema que tem correspondente no extrato, conferindo valor e data. Os que ficarem sem par, de um lado ou do outro, vão para uma lista de pendências.
4. Verifique cheques e pagamentos
Confira se os cheques emitidos, os boletos pagos e as transferências foram compensados como esperado. Cheques e pagamentos não compensados são fundos que ainda estão na conta, mesmo já tendo sido lançados como saída.
5. Investigue e classifique as diferenças
Para cada item pendente, descubra a causa: trânsito (esperar), esquecimento (lançar), erro (corrigir), duplicidade (estornar) ou irregularidade (investigar e, se for o caso, contestar com o banco).
6. Ajuste o sistema
Lance tarifas, juros, rendimentos e correções, para que o saldo do sistema reflita a realidade. Atualize também as contas a pagar e a receber que tenham sido baixadas.
7. Confirme que os saldos fecham
Depois dos ajustes, o saldo do banco corrigido pelos itens em trânsito deve ser igual ao saldo do sistema corrigido. Se não fechar, ainda há diferença escondida.
8. Documente e arquive
Guarde o extrato, o relatório de conciliação, a lista de itens em trânsito e os ajustes feitos. É essa documentação que sustenta uma auditoria ou uma conversa com o contador e que permite ao próximo mês começar de onde este parou.
Como calcular a conciliação bancária? Exemplo prático
A conciliação ajusta os dois saldos até chegarem ao mesmo número, o saldo conciliado.
Fórmula: saldo conciliado do banco = saldo do extrato + depósitos em trânsito − pagamentos em trânsito
Fórmula: saldo conciliado da empresa = saldo do sistema ± ajustes (tarifas, juros, rendimentos, estornos e correções)
Imagine uma empresa fictícia de serviços, que fecha outubro com os seguintes números:
- Saldo do extrato bancário em 31/10: R$ 52.400
- Saldo da conta no sistema da empresa em 31/10: R$ 49.250
Passo 1: ajuste o lado do banco (itens em trânsito).
| Item | Efeito | Valor (R$) |
|---|---|---|
| Saldo do extrato | 52.400 | |
| (+) Recebimento de cartão lançado em 31/10, que cai em 01/11 | Soma | 6.800 |
| (−) Pagamento a fornecedor agendado em 31/10, compensado em 03/11 | Subtrai | 5.600 |
| (−) Boleto de aluguel pago em 31/10, que o banco só debitou em 01/11 | Subtrai | 3.700 |
| Saldo conciliado do banco | 49.900 |
Cálculo: 52.400 + 6.800 − 5.600 − 3.700 = 49.900.
Passo 2: ajuste o lado da empresa (itens de ajuste).
| Item | Efeito | Valor (R$) |
|---|---|---|
| Saldo do sistema | 49.250 | |
| (+) Pagamento lançado em duplicidade (estorno) | Soma | 1.900 |
| (−) Tarifas bancárias não lançadas | Subtrai | 420 |
| (−) Juros de conta garantida não lançados | Subtrai | 830 |
| Saldo conciliado da empresa | 49.900 |
Cálculo: 49.250 + 1.900 − 420 − 830 = 49.900.
Passo 3: confirme. Os dois lados chegaram a R$ 49.900. A conciliação fechou. Repare no que ela revelou: a empresa pagou R$ 1.250 no mês em tarifas e juros que nunca apareceram no resultado, e tinha um pagamento duplicado de R$ 1.900 que fazia o caixa parecer menor do que era. Sem a conciliação, o DRE do mês subestimaria as despesas financeiras e o saldo do sistema não bateria com a realidade.
Os três itens do lado do banco (R$ 6.800, R$ 5.600 e R$ 3.700) não exigem lançamento algum: eles se resolvem sozinhos em novembro. Se, na conciliação do mês seguinte, algum deles continuar pendente, aí sim há um problema.
O que é conciliação de cartões?
A conciliação de cartões é uma variação da conciliação bancária feita em empresas que vendem com cartão de crédito e débito. Ela compara três coisas: o que foi vendido (registrado no sistema ou no PDV), o que a operadora (adquirente) informou que vai pagar e o que efetivamente caiu no banco.
Ela é mais trabalhosa por três razões:
- A operadora desconta a taxa antes de pagar, então o valor depositado é menor que o da venda.
- Vendas parceladas geram várias entradas, em datas diferentes.
- Os valores chegam agrupados, com várias vendas somadas em um único crédito.
Fórmula: valor a receber da venda = valor da venda − taxa da operadora
Exemplo: uma venda de R$ 1.000 no crédito, com taxa de 3,2%, rende R$ 968 líquidos. Se o sistema registrou R$ 1.000 como entrada, a diferença de R$ 32 precisa ser lançada como despesa de taxa de cartão, caso contrário o saldo nunca fecha. Em varejo, restaurantes e e-commerce, onde o cartão é a maior parte da receita, essa conciliação costuma ser a que mais consome tempo e a que mais esconde perda de margem.
Qual a diferença entre conciliação bancária, conciliação financeira e conciliação contábil?
Os nomes se confundem nas buscas, mas cada um confere uma coisa diferente.
| Tipo | O que compara | Quem usa |
|---|---|---|
| Conciliação bancária | Lançamentos da empresa × extrato do banco | Financeiro |
| Conciliação financeira | Contas a pagar e a receber × movimentações (cartão, boleto, PIX, gateways) | Financeiro |
| Conciliação contábil | Saldo de cada conta do balanço × documentos e controles que a sustentam | Contabilidade |
A conciliação contábil verifica se o saldo de uma conta do balanço patrimonial (como "bancos", "clientes" ou "fornecedores") está de acordo com o que o controle de suporte mostra. A conciliação bancária costuma ser parte dela, para a conta "bancos". Já a conciliação financeira amarra a movimentação do dia a dia, antes de ela virar saldo contábil.
Em ambas, o raciocínio é o mesmo: duas fontes independentes têm de contar a mesma história.
Como fazer conciliação bancária na planilha (Excel)?
A planilha funciona bem para empresas com poucas movimentações por conta. Para quem só precisa registrar entradas e saídas, o livro caixa é o ponto de partida. Uma estrutura simples:
- Aba do extrato: importe ou cole as linhas do extrato (data, descrição, valor).
- Aba do sistema: exporte as movimentações da conta no mesmo período.
- Coluna de status: use uma fórmula de procura (PROCV ou PROCX) combinando data e valor para marcar cada linha como "conciliada" ou "pendente".
- Aba de pendências: filtre as linhas pendentes e classifique cada uma como trânsito, ajuste, erro ou duplicidade.
- Quadro de fechamento: replique as duas tabelas do exemplo acima e confira se os saldos conciliados são iguais.
Os limites aparecem rápido. Com centenas de lançamentos, valores repetidos (duas notas de mesmo valor no mesmo dia) quebram o pareamento por fórmula, o arquivo depende de uma pessoa e cada banco exporta o extrato em um formato diferente.
Como automatizar a conciliação bancária?
A conciliação automática usa um sistema que importa o extrato (por arquivo OFX ou integração direta com o banco) e compara cada linha com os lançamentos do financeiro, sugerindo ou efetivando os pares. O ganho é grande quando há volume. Em muitas empresas, essa função já vem no ERP financeiro ou em um módulo dele. Quem não tem equipe para essa rotina costuma comparar um BPO financeiro, que executa a conciliação, com uma Controladoria, que garante a informação para decidir.
O que se espera de um bom conciliador ou sistema com conciliação:
- Importação do extrato em OFX e, quando possível, integração direta com o banco.
- Regras de pareamento por valor, data, CNPJ ou descrição.
- Sugestão de lançamentos para tarifas, juros e rendimentos recorrentes.
- Tratamento de lançamentos agrupados (cartões e gateways) e parcelamentos.
- Trilha de auditoria: quem conciliou, quando e o que foi ajustado.
- Relatório de conciliação por conta e por período, com os itens em trânsito.
A automação não elimina o olhar humano: ela resolve o grosso (as linhas que casam sem dúvida) e deixa para a pessoa só as exceções, que são justamente onde estão os erros e os desvios. Se o lançamento de origem está errado, o sistema concilia o erro com perfeição.
| Método | Quando serve | Limite |
|---|---|---|
| Manual (papel e extrato) | Pouquíssimas movimentações | Lento e sujeito a erro |
| Planilha | Dezenas a poucas centenas de lançamentos por mês | Pareamento frágil e dependente de uma pessoa |
| Sistema financeiro com conciliação | Centenas de lançamentos e mais de uma conta | Exige lançamento correto na origem |
| Conciliação automatizada integrada ao ERP e ao banco | Alto volume, cartões, várias contas e filiais | Implantação e regras iniciais |
Com que frequência fazer a conciliação bancária?
O mínimo aceitável é mensal, antes do fechamento do mês. Para a maioria das PMEs, o ideal é semanal, e em empresas com alto volume de PIX, cartões ou cheques, diária.
- Mensal: garante que o fechamento e o DRE saiam corretos.
- Semanal: encontra diferenças enquanto ainda é fácil lembrar o que aconteceu e reduz o acúmulo.
- Diária: recomendada para operações de varejo e e-commerce, ou quando a empresa não pode ter nenhum desvio.
Quanto maior o intervalo, maior a lista de pendências e mais difícil descobrir a origem de cada uma.
Como a conciliação bancária funciona na rotina de uma PME
Em uma rotina saudável, a conciliação não é um evento de fim de mês, e sim um passo recorrente do ciclo financeiro: lança-se, paga-se, concilia-se, fecha-se e analisa-se. Ela ocupa o lugar entre as contas a pagar e a receber e o fechamento, e é o que permite à gestão financeira confiar no caixa que vai projetar.
Quem faz: um analista financeiro lança e concilia; um segundo olhar (o gestor financeiro, o controller ou o sócio) revisa os ajustes e as pendências antigas. Separar quem paga de quem concilia é uma regra básica de controle interno, porque reduz o risco de desvio.
Quais os erros mais comuns na conciliação bancária e suas consequências?
- Não conciliar todas as contas. Contas "pouco usadas", aplicações e contas de filiais são onde o problema se esconde.
- Empurrar as pendências. Item que fica sem explicação por três meses vira diferença permanente.
- Conciliar só o saldo final. Dois erros de sinal oposto podem se anular e esconder o problema.
- Ignorar tarifas e juros. Distorcem o resultado e o custo financeiro real.
- Deixar a mesma pessoa pagar e conciliar. Enfraquece o controle contra fraude.
- Não tratar cheques e pagamentos não compensados. A empresa pode achar que tem dinheiro que já está comprometido.
- Não documentar. Sem registro, a conciliação não pode ser revisada nem auditada.
As consequências de uma conciliação ruim são práticas: decisões sobre informação financeira imprecisa, aperto de caixa que ninguém previu, dificuldade em auditorias externas, risco de problemas de compliance e fraudes que passam despercebidas por meses. Misturar contas pessoais e da empresa agrava tudo; veja como separar finanças pessoais e empresariais.
Como a BGP entra na conciliação bancária da sua empresa
Na Controladoria da BGP, a conciliação é parte da rotina mensal que o nosso time opera para o cliente: importamos os extratos, conciliamos, tratamos as pendências e só então fechamos o mês. Com isso, o DRE e o fluxo de caixa que chegam ao sócio partem de um caixa conferido. Em Analytics, essa base conciliada alimenta os dashboards da empresa.
Quem ainda concilia no braço e perde horas no fim do mês deve começar por organizar o plano de contas e a rotina de lançamentos, assunto de plano de contas. Se o gargalo é falta de gente e de tempo, vale conhecer a Controladoria da BGP.
Perguntas frequentes sobre conciliação bancária
O que é conciliação bancária?
É a conferência entre os lançamentos financeiros da empresa e o extrato do banco. O objetivo é confirmar que o saldo registrado confere com o saldo real, identificar diferenças como tarifas, juros, duplicidades e erros, e corrigi-las antes do fechamento do mês.
Como fazer conciliação bancária?
Reúna o extrato e o relatório do sistema, compare os saldos iniciais, confira cada lançamento, identifique itens em trânsito e diferenças, ajuste o sistema com tarifas, juros e correções, confirme que os saldos conciliados são iguais e arquive a documentação.
Qual a periodicidade ideal da conciliação bancária?
No mínimo mensal, antes do fechamento. O ideal em PMEs é semanal, e em operações com muitos PIX, cartões ou cheques, diária. Intervalos longos acumulam pendências e dificultam descobrir a origem de cada diferença.
O que são itens em trânsito na conciliação?
São lançamentos que a empresa já registrou, mas que o banco ainda não compensou: cheques depositados, boletos agendados, cartões a receber. Não exigem correção no sistema e se resolvem sozinhos quando o banco processa o valor, normalmente em poucos dias.
Qual a diferença entre conciliação bancária e conciliação contábil?
A bancária compara os lançamentos da empresa com o extrato do banco. A contábil compara o saldo de cada conta do balanço com os documentos e controles que o sustentam. A conciliação bancária costuma ser uma das etapas da contábil, para a conta bancos.
Dá para fazer conciliação bancária no Excel?
Dá, com abas para o extrato e para o sistema, uma coluna de status com PROCV ou PROCX e uma aba de pendências. Funciona para volumes pequenos. Com muitos lançamentos, valores repetidos e várias contas, o risco de erro cresce e a automação compensa.
O que é conciliação de cartões?
É a conferência entre as vendas registradas, os valores que a operadora informa que vai pagar e o que caiu no banco, considerando taxas e parcelamentos. É essencial em negócios que vendem muito no cartão, porque as taxas afetam diretamente a margem.
Quais as consequências de não fazer a conciliação bancária?
Saldo errado, despesas financeiras fora do resultado, fraudes e duplicidades sem detecção, dificuldade em auditorias e decisões baseadas em número impreciso. O problema cresce com o tempo, porque cada mês sem conciliar torna o seguinte mais difícil.
