Todo ano a ideia é que consigamos melhorar nosso resultado para que a empresa continue crescendo. O principal ponto que todos olham é o faturamento, ou seja, vendas e usam os custos e despesas do ano anterior reajustado por um índice, ou até, por uma estimativa da própria empresa. Nesse sentido que se entende que a empresa passa a não olhar diretamente para a verdadeira causa da queda do resultado: o descontrole de custos e despesas.
O método OBZ (orçamento base zero) funciona com a ideia de que a empresa possa fazer um levantamento geral de custos e empresas como nome já diz, do zero. Desse modo, imagine que você vai abrir um novo negócio e precise orçar item a item para abrir seu negócio. Exato! A ideia é que você esqueça todos os parâmetros anteriores para que realmente quem faça esse orçamento entenda as principais necessidades da empresa, bem como, pense a melhor forma de otimizar os recursos. Para isso, temos um método para que você consiga fazer na sua empresa de forma mais assertiva.
Antes disso, importante que haja um entendimento da estrutura básica de despesas e custos da empresa:
1) Despesas:
a. Administrativas:
i. Valores necessários para que a empresa funcione e não há uma relação direta com a receita, podendo se manter estável mesmo com alta volatilidade do negócio.
b. Pessoas
i. Folha de pagamento;
ii. Terceiros que fazem parte do organograma da empresa (importante não confundir com custos variáveis conforme item de custos)
c. Marketing
i. Aqui, computa-se os itens gastos com agências, mídias online e off-line, também, toda aquela ação voltada para captação ou retenção de clientes.
d. Comerciais:
i. Ações ou pessoas remuneradas com fim especifico de vendas.
2) Custo:
a. Diretos:
i. Quando há um custo que varia diretamente proporcional a receita, ou seja, no caso de venda de um produto há o custo dos insumos para o fazer.
ii. No caso de serviços, quando há um pagamento extra para a equipe ou é necessário um terceiro para efetivar as receitas, é incluído nessa parte.
3) Investimentos:
a. A empresa tem uma série de débitos que ocorrem por conta da manutenção de estrutura, tecnologia, móveis etc., ou seja, anualmente há o custo de manter esses itens para que a empresa continue a funcionar em alta performance.
Depois de estruturar o relatório do financeiro há alguns passos que irão te auxiliar na montagem dessa nova estrutura de custos:
1) Entender todos os itens que são possíveis de realizar um contrato com uma
empresa especializada no assunto:
a. Nesse ponto entende-se que quanto mais volume de itens ou mais tempo um contrato com uma empresa for assinado, maior o resultado e menor o custo dessa operação, aumento o custo-benefício da alocação do recurso.
2) Despesas como contabilidade, jurídico e terceiros não podem apenas ter o
valor baixo:
a. Pessoas é sempre um tema bastante polêmico. No entanto, focar apenas na redução de custo pode levar a empresa a cometer um erro grande. Confiança, lealdade e experiência não estão a venda, avalie bem na hora da escolha, importante esses três itens pesarem na escolha.
3) Tecnologia e sistemas sem planejamento irão gerar mais custos para empresa:
a. Muitas vezes a empresa vai contratando avulso e montando uma rede de programas e sistemas Cloud que não conversam. Assim, a empresa passa a depender de uma equipe para manter. Procure a solução que resolva maior número de problemas na empresa, ainda que mais caro, pode poupar um bom valor de manutenção do mesmo.
4) Folha de pagamento: para otimizar basta combinar não cortar!
a. O financeiro não tem grande autonomia porque depende muito da área de gente e dos líderes da empresa. O importante aqui é entender se sua empresa é intensiva em capital humano e, qual a possibilidade de implementar processos tecnológicos não para a economia no valor das pessoas, mas sim para otimizar o recurso aqui empregado.
5) Custos diretos: faca um benchmark para entender o que as outras empresas
usam nos seus processos.
a. Um exemplo aqui impactante é o uso do carro. Até 2008 não era tão difundido no brasil a locação de carro. Muito comumente utilizado leasing e depois vendido para o funcionário pelo custo em balanço. A locação de carro veio para revolucionar essa rubrica para as empresas e, inclusive, usada como benefício dela para seus funcionários.
Desse modo, poderemos ter uma noção muito clara para onde a empresa irá e como pensar a melhor forma de otimizar os recursos e entregar o melhor serviço ou
produtos possível.