Revisado por Vítor Bertuzzi, CIO da BGP
Como escolher o regime tributário: Simples, Presumido ou Real na prática
O melhor regime tributário é o que gera a menor carga legal para a sua combinação de faturamento, atividade e margem. Para a maioria das PMEs a escolha fica entre Simples Nacional e Lucro Presumido. O Lucro Real compensa quando a margem é baixa ou a empresa é obrigada a adotá-lo, e o MEI serve só para o microempreendedor.
Guia completo do tema: Markup: o que é, fórmula, como calcular e diferença para margem
Quais são os regimes tributários e quem pode usar cada um?
Os quatro enquadramentos mais usados são: MEI, Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. O que separa um do outro é o limite de faturamento, a atividade e o jeito de calcular o imposto. A definição completa de cada um está no guia de regimes tributários; aqui o foco é a decisão.
| Regime | Limite de receita bruta anual | Base do imposto | Complexidade |
|---|---|---|---|
| MEI | R$ 81 mil | Valor fixo mensal (DAS) | Mínima |
| Simples Nacional | R$ 4,8 milhões | Faturamento, por faixa e anexo | Baixa |
| Lucro Presumido | R$ 78 milhões | Lucro presumido por lei, a partir da receita | Média |
| Lucro Real | Sem limite (obrigatório acima de R$ 78 milhões) | Lucro contábil apurado | Alta |
Confira os limites na legislação vigente antes de decidir: eles já mudaram no passado e podem mudar de novo.
Quando cada regime tributário compensa?
Simples Nacional: quando vale a pena
No Simples, a maior parte dos tributos federais, o ICMS e o ISS saem numa guia única, calculada sobre o faturamento dos últimos 12 meses. A alíquota depende do anexo da atividade e da faixa de receita. Para empresas pequenas, com folha de pagamento enxuta e margem média, costuma ser o regime mais barato e o mais simples de operar.
Atenção a dois pontos. Serviços de profissões intelectuais podem cair no Anexo V, mais pesado, e só migram para o Anexo III (que começa em 6%) se a folha de pagamento representar pelo menos 28% da receita, regra conhecida como Fator R. E, quando a margem é alta, a alíquota efetiva do Simples sobe com o faturamento e pode passar a de outros regimes.
Lucro Presumido: quando compensa
No Lucro Presumido, a lei define um percentual de presunção sobre a receita, e é sobre esse valor que incidem IRPJ e CSLL. Para comércio e indústria, a presunção do IRPJ é de 8%. Para serviços em geral, 32%. PIS e COFINS são cumulativos, ou seja, 0,65% e 3% sobre a receita, sem crédito sobre as compras. Desde 2026, a Lei Complementar 224/2025 aumentou em 10% os percentuais de presunção sobre a parcela da receita que passa de R$ 5 milhões por ano; confirme com o contador como isso afeta a sua conta.
A vantagem aparece quando a margem real da empresa é maior que o lucro presumido: você paga imposto sobre um lucro menor do que o verdadeiro. A desvantagem é o contrário: se a margem for baixa, o imposto incide sobre um lucro que não existiu.
Lucro Real: quando compensa
No Lucro Real, IRPJ (15%, mais 10% sobre o que passar de R$ 20 mil de lucro por mês) e CSLL (9% na maioria dos setores) são calculados sobre o lucro contábil. PIS e COFINS passam a ser não cumulativos, 1,65% e 7,6%, mas permitem créditos sobre insumos e despesas. Prejuízo reduz o imposto, e o prejuízo fiscal pode ser compensado nos períodos seguintes, dentro dos limites da lei.
Exige contabilidade completa e em dia. Sem isso, o regime que deveria economizar vira fonte de multa. Conferir o DRE todo mês é parte do trabalho.
Simples ou Lucro Presumido: qual escolher na prática?
Não existe resposta sem conta. O que muda o resultado é a combinação de três variáveis: margem, folha e despesas com crédito. Use esta ordem de análise:
- Confirme se você pode entrar no Simples: faturamento, atividade e composição societária permitem?
- Calcule a alíquota efetiva do Simples com o faturamento dos últimos 12 meses e o anexo correto.
- Calcule o Presumido: IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e ISS ou ICMS, com os percentuais da sua atividade.
- Compare em reais e em % do faturamento, não só em alíquota.
- Projete o faturamento do próximo ano. Uma empresa que vai cruzar a faixa seguinte do Simples muda de resposta.
- Teste a margem. Refaça a conta com margem 5 pontos menor e 5 maior.
Presumido ou Lucro Real: como fica a conta num exemplo?
Veja um exemplo fictício, com as regras de PIS e COFINS de 2026, só para ilustrar o raciocínio. Uma empresa de serviços, a Alfa Consultoria, fatura R$ 100.000 por mês, tem lucro contábil de R$ 10.000 (margem de 10%) e R$ 20.000 de despesas que geram crédito de PIS e COFINS. O ISS fica de fora, por ser igual nos dois regimes.
| Tributo (por mês) | Lucro Presumido | Lucro Real |
|---|---|---|
| Base de IRPJ e CSLL | R$ 32.000 (32% da receita) | R$ 10.000 (lucro) |
| IRPJ 15% | R$ 4.800 | R$ 1.500 |
| Adicional de IRPJ 10% sobre o que passa de R$ 20.000 | R$ 1.200 | R$ 0 |
| CSLL 9% | R$ 2.880 | R$ 900 |
| PIS e COFINS | R$ 3.650 (3,65% de R$ 100.000) | R$ 7.400 (9,25% de R$ 80.000) |
| Total federal | R$ 12.530 | R$ 9.800 |
Neste caso, o Lucro Real custa R$ 2.730 a menos por mês, porque a margem de 10% é menor que a presunção de 32%. Se a margem fosse 35%, a conta inverteria. A premissa dos créditos também pesa: sem os R$ 20.000 de insumos creditáveis, o PIS e a COFINS do Real seriam R$ 9.250 e a vantagem diminuiria bastante. O exemplo mostra o método, não uma regra. E vale só para 2026: a partir de 2027, PIS e COFINS dão lugar à CBS, que segue a lógica de crédito tanto no Presumido quanto no Real, então essa linha da comparação precisa ser refeita com a regra nova.
Leia também: Reforma Tributária e Precificação: Sua Empresa Está Preparada Para Repassar ou Absorver?
Quais são os erros mais comuns ao escolher o regime?
- Escolher só pela alíquota nominal. A que vale é a efetiva, aplicada à sua realidade.
- Ficar no Simples por inércia depois que a margem subiu e a folha cresceu.
- Esquecer o limite proporcional no ano de abertura e estourar o teto sem perceber.
- Não revisar a escolha todo ano. A opção pelo Presumido ou pelo Real é feita com o pagamento do primeiro imposto devido no ano e vale para o ano todo; o Simples tem janela própria, em janeiro.
- Ignorar a margem real. Sem DRE gerencial, ninguém sabe se o Presumido está tributando um lucro que não existe. Veja como calcular a margem de contribuição.
- Misturar caixa e competência. Os regimes têm regras diferentes de reconhecimento da receita; entenda a diferença entre regime de caixa e regime de competência.
- Tratar só o contador como responsável. O contador apura, mas a decisão depende de dados da gestão: projeção de faturamento, margem e planos de contratação.
Para erros que geram multa, veja também armadilhas fiscais.
Como aplicar essa escolha na rotina de uma PME?
A decisão do regime não é um evento de janeiro: é uma rotina. Uma agenda simples ajuda:
- Todo mês: acompanhe o faturamento acumulado em 12 meses contra o limite do regime.
- Todo trimestre: compare o imposto efetivo pago com o que seria nos outros regimes.
- Em novembro: projete o ano seguinte e simule os regimes com o orçamento empresarial.
- Em dezembro e janeiro: confirme a opção e os prazos junto ao contador.
Para entender o panorama de impostos em PMEs, leia também tributação nas PMEs.
A reforma tributária muda a escolha do regime?
A reforma criou IBS e CBS para substituir PIS, COFINS, ICMS e ISS. A transição começou em 2026, em fase de teste; em 2027 a CBS substitui PIS e COFINS, e ICMS e ISS saem aos poucos até 2033. O Simples Nacional continua existindo, mas empresas do Simples poderão optar por recolher IBS e CBS fora do DAS, o que dá crédito aos clientes. Para quem vende a empresas do Lucro Presumido ou Real, essa escolha pode pesar na negociação. Detalhes e cronograma estão em reforma tributária, e o efeito nos preços em precificação. Revise sempre a regra mais recente antes de decidir.
Se a sua empresa precisa de apoio para estruturar dados antes dessa mudança, veja controladoria na reforma tributária e quando contratar consultoria.
Onde a Controladoria da BGP entra nessa decisão?
O contador cuida da apuração e da obrigação legal. A Controladoria da BGP entra na parte de gestão: entrega o DRE gerencial, a margem por linha de receita e o fluxo de caixa projetado, que são os números que a simulação de regime precisa. Com isso, a conversa com o contador parte de dados e não de estimativa. Saiba mais sobre a Controladoria e o ciclo mensal.
Perguntas frequentes sobre regimes tributários
Qual o melhor regime tributário para uma PME?
Não existe um melhor para todas. Empresas pequenas e com margem média costumam ficar no Simples. Quem tem margem alta pode pagar menos no Presumido. Quem tem margem baixa, prejuízo ou muitos créditos tende a ganhar no Lucro Real. A resposta vem de simular os três com os números da própria empresa.
Posso mudar de regime tributário durante o ano?
Em regra, não. A opção pelo Simples é feita em janeiro e a pelo Lucro Presumido ou Real vale para o ano-calendário inteiro. Há exceções, como empresas que estouram o limite do Simples e precisam sair. Planejar a mudança em novembro e dezembro evita perder o prazo.
O que acontece se a empresa ultrapassar o limite do Simples?
Se o excesso for de até 20% do limite, a empresa sai do Simples no ano seguinte. Se passar de 20%, a saída vale a partir do mês seguinte ao do estouro. No ano de abertura, o limite é proporcional aos meses de atividade e as regras de saída são mais duras. Por isso é importante monitorar o faturamento acumulado todo mês.
MEI pode virar Simples Nacional?
Sim. Quando o faturamento passa de R$ 81 mil por ano, o MEI deve migrar para ME no Simples Nacional. Essa mudança aumenta a carga e as obrigações, como contabilidade e emissão de notas, então vale planejá-la antes de bater o limite.
Lucro Presumido é sempre mais caro que o Simples?
Não. Para empresas com margem alta, alíquota efetiva do Simples elevada ou folha baixa em serviços do Anexo V, o Presumido pode sair mais barato. A comparação precisa incluir ISS ou ICMS, PIS, COFINS, IRPJ e CSLL, em reais, com a projeção de faturamento do ano.
Preciso de contador para escolher o regime?
Para apurar e entregar as obrigações, sim. Para decidir, o contador precisa de números da gestão: faturamento projetado, margem e folha. Quem tem esses dados organizados, em um DRE gerencial, chega à conversa mais preparado e escolhe com menos risco.
