Contas a pagar e contas a receber: como organizar, rotina, DDA, PMP, PMR e inadimplência
Contas a pagar são as obrigações financeiras da empresa com fornecedores, funcionários, impostos e credores. Contas a receber são os valores que clientes devem à empresa por vendas a prazo. Juntas, definem quando o dinheiro entra e sai, e por isso são a base do fluxo de caixa e do capital de giro.
Esta página explica como organizar contas a pagar e a receber, a rotina semanal que funciona em PMEs, o que é DDA (débito direto autorizado), como calcular prazo médio de recebimento (PMR) e de pagamento (PMP), como medir e reduzir a inadimplência e quais são os erros mais comuns. Há um exemplo numérico completo e uma tabela de rotina.
O que são contas a pagar?
Contas a pagar são todos os compromissos que a empresa assumiu e ainda não quitou: compras de fornecedores, folha de pagamento e encargos, aluguel, impostos, parcelas de empréstimo, serviços e despesas gerais. Cada conta tem um valor, um vencimento e um credor, e fica registrada até o pagamento.
A função do contas a pagar não é apenas pagar. É garantir que a empresa pague a conta certa, no valor certo, na data certa, com aprovação adequada, e que o dinheiro saia do caixa de forma planejada. Um bom processo evita multa e juros, pagamento em duplicidade, fraude e surpresa de caixa.
Exemplos de contas a pagar
- Boletos de fornecedores de mercadorias e insumos.
- Folha de pagamento, FGTS, INSS e demais encargos.
- Impostos e contribuições.
- Aluguel, energia, internet e telefone.
- Parcelas de financiamentos e empréstimos.
- Assinaturas de softwares e serviços recorrentes.
O que são contas a receber?
Contas a receber são os valores que a empresa vendeu a prazo e ainda não recebeu: boletos, duplicatas, parcelas de cartão, contratos mensais e notas fiscais com vencimento futuro. Aparecem no ativo circulante e viram caixa quando o cliente paga.
Vender não é receber. Uma empresa pode ter faturamento alto e falta de dinheiro se os clientes pagam depois do que os fornecedores cobram. O trabalho de contas a receber é emitir a cobrança certa, acompanhar o vencimento, cobrar quem atrasa, conciliar o que entrou e medir a inadimplência.
Exemplos de contas a receber
- Vendas parceladas por boleto ou carnê.
- Mensalidades de contratos recorrentes e serviços.
- Recebíveis de cartão de crédito, que caem após o prazo da operadora.
- Duplicatas e notas faturadas a 30, 60 ou 90 dias.
O passo a passo de controle está detalhado em como controlar o contas a receber da melhor forma.
Qual a diferença entre contas a pagar e contas a receber?
| Critério | Contas a pagar | Contas a receber |
|---|---|---|
| O que é | Dinheiro que a empresa deve | Dinheiro que a empresa tem a receber |
| Natureza no balanço | Passivo circulante | Ativo circulante |
| Contraparte | Fornecedores, funcionários, governo, bancos | Clientes |
| Objetivo | Pagar certo, no prazo e com controle | Receber no prazo e com baixa inadimplência |
| Principal risco | Multa, juros, duplicidade e fraude | Atraso e calote |
| Indicador-chave | Prazo médio de pagamento (PMP) | Prazo médio de recebimento (PMR) e inadimplência |
| Alavanca de gestão | Negociar prazo e desconto | Política de crédito e cobrança |
As duas pontas formam o ciclo do caixa. Se você recebe em 45 dias e paga em 20, a empresa financia o cliente por 25 dias com o próprio dinheiro. Esse descompasso é o que se chama de necessidade de capital de giro.
Como organizar contas a pagar e a receber na empresa?
1. Centralize tudo em um único lugar
Toda obrigação e todo recebimento precisam estar registrados em um sistema ou planilha única, com data de vencimento, valor, favorecido ou cliente, categoria e status. Contas guardadas em e-mail, WhatsApp e papel são a principal origem de atraso e esquecimento.
2. Defina o fluxo de aprovação
Quem pode comprar, quem aprova a conta e quem libera o pagamento devem ser pessoas diferentes sempre que possível. Essa separação de funções é o controle mais barato contra erro e fraude. Veja os cuidados em como ter um contas a pagar mais seguro e econômico.
3. Padronize categorias
Use um plano de contas fixo. Sem categoria padronizada, o relatório do mês não é confiável e a DRE perde utilidade.
4. Estabeleça calendário de pagamentos
Concentre pagamentos em dias fixos da semana. Isso reduz o trabalho, melhora a previsão de caixa e dá poder de negociação com fornecedores.
5. Crie uma política de crédito e cobrança
Defina para quem se vende a prazo, qual limite, qual prazo máximo e o que acontece após o vencimento: lembrete, contato, protesto, negativação. Uma política escrita evita decisões no improviso e reduz a inadimplência.
6. Concilie diariamente
Compare o extrato bancário com os lançamentos. Conciliação bancária feita em dia mostra pagamentos duplicados, cobranças indevidas e recebimentos não identificados. Leia a conciliação bancária bem feita é o início de tudo.
7. Alimente o fluxo de caixa
Contas a pagar e a receber são os dados de entrada do fluxo de caixa. Compare o previsto com o realizado todo mês, como mostra o conteúdo sobre fluxo de caixa projetado e realizado.
O que é DDA (débito direto autorizado)?
DDA, ou Débito Direto Autorizado, é um serviço do sistema bancário brasileiro que mostra, no internet banking da empresa, os boletos emitidos contra o seu CPF ou CNPJ. Em vez de esperar o boleto chegar por e-mail ou correio, a empresa já o vê eletronicamente no banco e pode agendar o pagamento.
Atenção para não confundir: o DDA não debita sozinho a conta. Ele apenas lista os boletos que foram registrados contra você. O pagamento só acontece se alguém autorizar ou agendar, a menos que a empresa configure débito automático à parte.
Vantagens do DDA para o contas a pagar
- Centraliza os boletos. Nenhum boleto registrado contra o CNPJ fica escondido.
- Reduz esquecimento e multa. O vencimento aparece no banco, não depende de e-mail de fornecedor.
- Reduz risco de boleto falso. O boleto vem direto da rede bancária, sem passar por mensagens que podem ser fraudadas.
- Facilita a rotina. Dá para importar a lista para o sistema financeiro e comparar com o que foi lançado.
Cuidados
- Confira se o DDA está ativo em todas as contas e bancos que a empresa usa.
- Compare o que aparece no DDA com as compras e contratos reais. Boleto que ninguém reconhece deve ser investigado antes de pagar.
- Nem todo fornecedor emite boleto registrado. Pagamentos por Pix, TED e cartão não aparecem no DDA e precisam de controle próprio.
O que é prazo médio de recebimento (PMR)?
O prazo médio de recebimento é o tempo médio, em dias, que a empresa leva para receber o que vendeu a prazo. Mostra quanto tempo o dinheiro das vendas fica parado na mão dos clientes.
Fórmula: PMR = (Contas a receber médias / Vendas a prazo no período) x Dias do período
Quanto menor o PMR, mais rápido o caixa volta. Um PMR crescente é sinal de afrouxamento da cobrança, concessão de prazos maiores ou clientes com dificuldade para pagar.
O que é prazo médio de pagamento (PMP)?
O prazo médio de pagamento é o tempo médio que a empresa leva para pagar seus fornecedores. Quanto maior, mais tempo a empresa usa o dinheiro do fornecedor para financiar a operação, desde que isso seja combinado e sem prejudicar a relação.
Fórmula: PMP = (Fornecedores médios / Compras a prazo no período) x Dias do período
Mas atenção: alongar o prazo de pagamento sem acordo gera atraso, juros e perda de crédito com fornecedores. O ganho legítimo vem da negociação. O conteúdo contas a pagar estratégico mostra como usar o ciclo de pagamentos nas negociações.
Prazos de pagamento: como definir e negociar
Os prazos de pagamento são combinados em contrato ou pedido: à vista, 28, 30, 45, 60 dias. Ao negociar com fornecedores, considere:
- Se o prazo maior vem acompanhado de preço maior. Às vezes, pagar à vista com desconto rende mais que o custo do capital da empresa.
- O custo do dinheiro: se a empresa toma crédito a uma taxa alta, o prazo longo do fornecedor é um financiamento barato.
- O histórico de pagamento: quem paga em dia ganha poder de barganha.
- A concentração: muitos pagamentos em um mesmo dia pressionam o caixa. Distribua vencimentos.
Como calcular PMR, PMP e ciclo financeiro: exemplo prático
Imagine uma distribuidora fictícia, com os números mensais abaixo.
- Vendas a prazo no mês: R$ 400.000.
- Saldo médio de contas a receber: R$ 600.000.
- Compras a prazo no mês: R$ 450.000.
- Saldo médio de fornecedores a pagar: R$ 300.000.
- Prazo médio de estocagem (PME): 30 dias.
Passo a passo
- PMR = R$ 600.000 / R$ 400.000 x 30 dias = 45 dias.
- PMP = R$ 300.000 / R$ 450.000 x 30 dias = 20 dias.
- Ciclo operacional = PME + PMR = 30 + 45 = 75 dias.
- Ciclo financeiro = PME + PMR - PMP = 30 + 45 - 20 = 55 dias.
Fórmula: Ciclo financeiro = PME + PMR - PMP
Isso significa que a empresa desembolsa o caixa 55 dias antes de recebê-lo de volta, e precisa financiar esse intervalo. Com vendas a prazo de R$ 400 mil por mês (cerca de R$ 13.333 por dia), cada dia de ciclo exige aproximadamente R$ 13.333 de capital de giro.
O efeito de reduzir o PMR
Suponha que, com cobrança mais organizada e régua de lembretes, a distribuidora reduza o PMR de 45 para 35 dias. A economia de capital de giro é: 10 dias x R$ 13.333 = cerca de R$ 133 mil liberados no caixa, sem vender nem um real a mais. Se a empresa pagava juros por esse capital, ainda economiza o custo financeiro.
| Indicador | Antes | Depois |
|---|---|---|
| PMR | 45 dias | 35 dias |
| PMP | 20 dias | 20 dias |
| Ciclo financeiro | 55 dias | 45 dias |
| Capital de giro preso em recebíveis | R$ 600.000 | R$ 466.667 |
Veja a relação completa em capital de giro e necessidade de capital de giro.
Como medir e reduzir a inadimplência?
Inadimplência é o não pagamento de uma dívida no prazo combinado. No contas a receber, é o percentual da carteira que está vencido e não foi pago.
Fórmula: Taxa de inadimplência (%) = Valor vencido e não pago / Total da carteira a receber x 100
Exemplo: com uma carteira de R$ 600.000 e R$ 48.000 vencidos e não pagos, a inadimplência é 48.000 / 600.000 = 8%.
Aging da carteira
O aging classifica os valores por tempo de atraso e mostra onde está o risco.
| Faixa | Valor (R$) | % da carteira |
|---|---|---|
| A vencer | 552.000 | 92,0% |
| Vencido de 1 a 30 dias | 30.000 | 5,0% |
| Vencido de 31 a 60 dias | 12.000 | 2,0% |
| Vencido há mais de 60 dias | 6.000 | 1,0% |
| Total | 600.000 | 100% |
Quanto mais antigo o atraso, menor a chance de recuperação. Atue ainda na primeira faixa.
Como reduzir a inadimplência
- Analise o crédito antes de vender. Consulte histórico, limite por cliente e prazo máximo.
- Emita a cobrança certa. Boleto errado, nota sem vencimento ou dado incompleto atrasam o pagamento.
- Use régua de cobrança. Lembrete antes do vencimento, contato no dia, novo contato após 3 dias e escalonamento depois.
- Facilite o pagamento. Pix, link, boleto atualizado.
- Negocie cedo. Renegociar uma parcela atrasada há 5 dias é bem mais simples do que uma de 90.
- Revise a concentração. Cliente muito grande atrasando pode derrubar o caixa.
Veja mais em diminuindo a inadimplência com processos e melhorando a cobrança e em gestão de recebíveis. O efeito da inadimplência do mercado sobre empresas saudáveis aparece em fluxo de caixa sob pressão.
Como o contas a pagar e a receber funciona na rotina de uma PME
Uma rotina enxuta, com horários fixos, evita a maior parte dos problemas.
| Frequência | Tarefa | Resultado |
|---|---|---|
| Diária | Conciliar extrato bancário; registrar recebimentos; conferir boletos no DDA | Saldo confiável e nenhum boleto esquecido |
| Semanal | Aprovar e pagar contas da semana (dia fixo); revisar atrasos e acionar cobrança | Pagamentos organizados e inadimplência controlada |
| Quinzenal | Projetar o caixa das próximas semanas com vencimentos de pagar e receber | Previsão de aperto com antecedência |
| Mensal | Fechar o mês, calcular PMR, PMP, aging e inadimplência; revisar o orçado | Indicadores para decisão |
| Trimestral | Revisar política de crédito, prazos com fornecedores e limites de clientes | Ajuste da estrutura de prazos |
Para acompanhar esses indicadores sem montar planilha toda semana, vale usar um dashboard financeiro. O artigo dashboard de contas a pagar traz os cinco indicadores mais importantes do lado dos pagamentos, e a lista geral está em indicadores financeiros. Um painel também teria antecipado sinais de crise de crédito, como mostra o que um dashboard financeiro teria antecipado.
Quais os erros mais comuns em contas a pagar e a receber?
- Pagar sem conferir. Boleto sem nota, sem pedido ou sem aprovação abre espaço para erro e fraude.
- Pagamento em duplicidade. Mesmo boleto pago por e-mail e por DDA, ou por dois operadores.
- Misturar contas pessoais e da empresa. Distorce o caixa e o resultado.
- Controlar em várias planilhas. Cada versão tem um número diferente, e ninguém sabe qual está certa.
- Não cobrar logo. A cobrança só começa quando o cliente já está atrasado há semanas.
- Vender a prazo sem análise de crédito. Faturamento alto com risco de calote.
- Ignorar o aging. Olhar só o total a receber esconde que parte da carteira é de difícil recebimento.
- Pagar fornecedor tudo no mesmo dia. Pressiona o caixa e tira poder de negociação.
- Não conciliar. Erros de lançamento aparecem só no fim do mês, quando já custaram dinheiro. Entenda como o contas a pagar revela a maturidade financeira em o que os dados de contas a pagar revelam, e o risco da inadimplência interna em contas a pagar.
Como a BGP ajuda com contas a pagar e a receber
Em muitas PMEs, contas a pagar e a receber consomem horas do dono ou de um único funcionário. Na Controladoria da BGP, o time opera esse departamento financeiro: registra e organiza as obrigações, aprova o fluxo, concilia, acompanha a cobrança, fecha o mês e entrega indicadores como PMR, PMP e inadimplência. É o modelo conhecido como BPO financeiro. Se a dúvida é o que avaliar antes de terceirizar, leia controladoria de contas a pagar e conheça a frente de Controladoria completa.
Perguntas frequentes sobre contas a pagar e a receber
O que são contas a pagar e contas a receber?
Contas a pagar são as obrigações da empresa com fornecedores, funcionários, impostos e credores. Contas a receber são os valores que clientes devem por vendas a prazo. As duas ficam registradas até a quitação e determinam o fluxo de caixa da empresa.
O que é DDA?
DDA é o Débito Direto Autorizado, serviço bancário que mostra no internet banking os boletos emitidos contra o CPF ou CNPJ do cliente. Ele facilita o controle e reduz o risco de esquecer ou pagar boleto falso, mas não paga sozinho: o pagamento precisa ser autorizado ou agendado.
O que é prazo médio de recebimento?
É o tempo médio, em dias, que a empresa leva para receber as vendas a prazo. Calcula-se dividindo o saldo médio de contas a receber pelas vendas a prazo do período e multiplicando pelos dias do período. Quanto menor, mais rápido o caixa volta.
Como calcular o prazo médio de pagamento?
Divide-se o saldo médio de fornecedores a pagar pelas compras a prazo do período e multiplica-se pelo número de dias do período. O resultado mostra, em dias, quanto tempo a empresa leva para pagar seus fornecedores, em média.
Qual o prazo de pagamento ideal?
Não há um prazo único ideal. O melhor é o mais longo que o fornecedor aceita sem aumento de preço e sem prejudicar a relação, comparado ao seu prazo médio de recebimento. O ideal é manter o PMP próximo ou maior que o PMR.
Como organizar o contas a pagar?
Centralize todas as contas em um sistema, defina aprovação por pessoas diferentes, padronize categorias, pague em dias fixos, concilie o banco diariamente e confira os boletos no DDA. Alimente o fluxo de caixa com os vencimentos futuros.
Como reduzir a inadimplência no contas a receber?
Analise o crédito antes de vender, emita cobranças corretas, use régua de lembretes antes e depois do vencimento, facilite o pagamento por Pix ou boleto atualizado e negocie cedo. Acompanhe o aging da carteira para agir nas faixas de atraso mais recentes.
Qual a diferença entre inadimplência e atraso?
Atraso é o pagamento fora do prazo, em geral por poucos dias, e normalmente se resolve. Inadimplência é a dívida vencida e não paga, que se prolonga e ameaça virar perda. Na prática, muitas empresas tratam como inadimplente o que passa de 30 dias de vencido.
