Revisado por Josi Bertuzzi, CEO da BGP
Livro diário e livro razão: o que são, diferenças, obrigatoriedade e exemplo
O livro razão é o registro contábil que reúne, conta por conta, todos os lançamentos feitos no livro diário, mostrando a movimentação e o saldo de cada conta da empresa. Enquanto o diário conta os fatos em ordem de data, o razão os reagrupa por assunto, e é dele que saem o balancete e as demonstrações.
O que é cada livro, como eles se diferenciam e o que a lei diz sobre a obrigatoriedade são as primeiras respostas. Um exemplo completo com números mostra o razão entrando na rotina financeira de uma PME.
O que é o livro razão na contabilidade?
O razão é o livro em que a contabilidade separa os fatos por conta. Cada conta do plano de contas (Caixa, Bancos, Estoques, Fornecedores, Receita de vendas, Despesa com aluguel) tem a sua página, com todas as entradas e saídas, e o saldo depois de cada uma. Quem abre o razão de uma conta vê a história completa dela no período.
Ele não registra fatos novos. Cada linha do razão vem de um lançamento já feito no diário, e por isso os dois livros sempre contam a mesma história por ângulos diferentes. É a partir do razão que se levantam os saldos usados nas demonstrações contábeis.
Na prática, quase ninguém "escreve" o razão à mão. O sistema contábil ou o ERP gera o relatório a partir dos lançamentos. Mas entender a lógica dele é o que permite ao dono ou ao gestor financeiro conferir se o número do mês faz sentido.
O que é o livro diário?
O livro diário é o registro cronológico de todos os fatos contábeis da empresa: compras, vendas, pagamentos, recebimentos, provisões, depreciações. Cada lançamento traz a data, as contas debitadas e creditadas, o valor e um histórico que explica a operação.
O Código Civil (Lei 10.406/2002) trata o diário como o livro indispensável do empresário. O artigo 1.180 diz que ele é indispensável e pode ser substituído por fichas na escrituração mecanizada ou eletrônica. O artigo 1.184 exige que os lançamentos sigam a ordem cronológica de dia, mês e ano, com clareza e sem rasuras ou espaços em branco.
Todo lançamento segue o método das partidas dobradas: para cada débito existe um crédito de mesmo valor. Se você ainda não domina essa lógica, vale ler antes sobre contas contábeis, débito e crédito.
Qual a diferença entre o livro diário e o livro razão?
A diferença está na ordem e no objetivo. O diário organiza os fatos pelo tempo e responde "o que aconteceu e quando". O razão organiza os mesmos fatos por conta e responde "quanto entrou, quanto saiu e qual o saldo desta conta".
| Critério | Livro diário | Livro razão |
|---|---|---|
| Ordem dos registros | Cronológica (dia, mês, ano) | Por conta contábil |
| Pergunta que responde | O que aconteceu e quando? | Qual o movimento e o saldo desta conta? |
| Origem da informação | Documentos da operação (nota fiscal, extrato, recibo) | Lançamentos do diário |
| Traz o histórico completo? | Sim, com contas de débito e crédito | Resumido por linha, com saldo corrente |
| Previsto no Código Civil? | Sim, é indispensável (art. 1.180) | Não é citado nominalmente; é tratado nas normas do CFC |
| Uso principal | Prova e memória dos fatos | Conferência, análise de conta e base do balancete |
Os dois se completam. O diário garante que nada deixou de ser registrado. O razão permite ver, por exemplo, tudo o que foi pago a fornecedores no mês sem precisar varrer centenas de lançamentos misturados.
Para que serve o livro razão e o que tem nele?
O razão serve para consolidar a movimentação de cada conta e entregar o saldo que vai para o balancete e para as demonstrações. Também é a ferramenta de auditoria do dia a dia: quando um número parece estranho, abre-se o razão da conta e rastreia-se linha por linha até chegar ao documento que o originou.
O que deve constar em cada página do razão
- nome e código da conta, conforme o plano de contas;
- data de cada lançamento;
- histórico resumido da operação;
- valor a débito e valor a crédito;
- saldo acumulado depois de cada linha, indicando se é devedor ou credor;
- referência ao lançamento de origem no diário.
Modelo de livro razão
Um modelo simples de razão tem as colunas Data, Histórico, Débito, Crédito e Saldo, repetidas para cada conta. Na planilha dá para montar, mas o risco de erro cresce rápido com o volume. Para uma PME com movimento diário, o razão deve sair do sistema contábil, e a planilha fica como apoio para conferência.
Razão geral e razão auxiliar
O razão geral reúne as contas sintéticas, como Clientes e Fornecedores. O razão auxiliar abre essas contas por devedor ou credor: quanto cada cliente deve, quanto se deve a cada fornecedor. Os saldos do auxiliar precisam somar exatamente o saldo da conta no razão geral. Quando não somam, há lançamento errado ou conta mal classificada.
O livro razão é obrigatório?
Depende do porte e do regime tributário da empresa. A regra de partida está no Código Civil: o artigo 1.179 obriga o empresário e a sociedade empresária a manter contabilidade regular, com balanço patrimonial e resultado econômico todo ano. O mesmo artigo dispensa o pequeno empresário, assim definido em lei.
O diário é o livro que a lei cita como indispensável (art. 1.180). O razão não aparece nominalmente no Código Civil, mas a norma técnica do Conselho Federal de Contabilidade para escrituração (ITG 2000) trata diário e razão como os livros da escrituração contábil. Na prática, quem mantém contabilidade completa tem os dois.
| Situação da empresa | Diário e razão |
|---|---|
| Lucro Real | Contabilidade completa: diário e razão são exigidos |
| Lucro Presumido | Para o fisco, pode trocar a escrituração contábil pelo livro caixa com toda a movimentação financeira, inclusive bancária (Lei 8.981/1995, art. 45). A contabilidade completa volta a ser necessária, por exemplo, para distribuir lucros acima da base presumida sem tributação |
| Simples Nacional | Para o fisco, a Lei Complementar 123/2006 admite contabilidade simplificada e exige ao menos o livro caixa. O Código Civil, porém, só dispensa o pequeno empresário, e o CFC prevê escrituração simplificada para ME e EPP (ITG 1000) |
| MEI | Dispensado de contabilidade; mantém controle de receitas e notas |
| Sociedade anônima | Contabilidade completa, conforme a Lei 6.404/76 |
Como as regras mudam conforme o enquadramento e a atividade, a confirmação final é sempre com o contador responsável. Para entender o pano de fundo, veja o guia de regimes tributários e, para quem fica sem escrituração completa, o livro caixa.
Livro razão digital ou impresso?
Hoje a regra é digital. As empresas obrigadas entregam a Escrituração Contábil Digital (ECD), parte do SPED, que contém diário, razão e balancetes em arquivo assinado digitalmente. A Instrução Normativa RFB 2.003/2021 regula a ECD, entregue uma vez por ano, no ano seguinte ao da escrituração, no prazo fixado pela Receita Federal. A entrega vale como autenticação do diário. Empresas que não são obrigadas à ECD podem autenticar o livro na Junta Comercial, conforme o artigo 1.181 do Código Civil.
Por quanto tempo guardar
O Código Tributário Nacional (art. 195, parágrafo único) manda conservar os livros e documentos enquanto não prescritos os créditos tributários a que se referem. Na prática, o contador costuma orientar a guarda por no mínimo cinco anos. Confirme o prazo aplicável com ele.
Exemplo prático de lançamento no diário e no razão
Imagine uma distribuidora de autopeças fictícia, a Vale Sul Autopeças. Em 1º de março ela tem R$ 20.000 em Bancos, vindos do capital social, e mais nada. Durante o mês acontecem cinco fatos.
Passo 1: o diário, em ordem cronológica
| Data | Histórico | Débito | Crédito | Valor (R$) |
|---|---|---|---|---|
| 02/03 | Compra de mercadorias a prazo | Estoques | Fornecedores | 80.000 |
| 05/03 | Venda à vista | Bancos | Receita de vendas | 50.000 |
| 05/03 | Custo da mercadoria vendida | CMV | Estoques | 30.000 |
| 10/03 | Pagamento parcial ao fornecedor | Fornecedores | Bancos | 40.000 |
| 15/03 | Pagamento do aluguel | Despesa com aluguel | Bancos | 6.000 |
Somando os valores, o total de débitos é R$ 206.000 (80.000 + 50.000 + 30.000 + 40.000 + 6.000), e o total de créditos é o mesmo R$ 206.000. Isso é o que o método das partidas dobradas garante.
Passo 2: o razão da conta Bancos
| Data | Histórico | Débito (R$) | Crédito (R$) | Saldo (R$) |
|---|---|---|---|---|
| 01/03 | Saldo inicial | 20.000 D | ||
| 05/03 | Venda à vista | 50.000 | 70.000 D | |
| 10/03 | Pagamento ao fornecedor | 40.000 | 30.000 D | |
| 15/03 | Pagamento do aluguel | 6.000 | 24.000 D |
Fórmula: saldo final = saldo inicial + débitos − créditos (em conta de natureza devedora)
Bancos: 20.000 + 50.000 − 40.000 − 6.000 = R$ 24.000 devedor. Os razões das outras contas dão Estoques R$ 50.000 devedor (80.000 − 30.000) e Fornecedores R$ 40.000 credor (80.000 − 40.000).
Passo 3: conferindo o resultado
O resultado do mês sai das contas de receita e despesa: R$ 50.000 de receita, menos R$ 30.000 de CMV, menos R$ 6.000 de aluguel, igual a R$ 14.000 de lucro. Conferindo o balanço patrimonial: o ativo soma R$ 74.000 (24.000 em Bancos e 50.000 em Estoques). O passivo e o patrimônio líquido também somam R$ 74.000: R$ 40.000 de Fornecedores, mais R$ 34.000 de patrimônio líquido (20.000 de capital e 14.000 de lucro do mês). A conta fecha.
O exemplo ignora impostos sobre a venda para ficar didático. Na vida real, eles entram como débito em dedução de receita e crédito em obrigações a pagar. Para entender a estrutura que recebe esses números, veja ativo e passivo e patrimônio líquido.
Como o livro razão alimenta o balancete e as demonstrações
O razão é a base da etapa seguinte. Pega-se o saldo final de cada conta e monta-se o balancete de verificação, que lista todas as contas com débitos, créditos e saldos. Se a soma dos saldos devedores bate com a dos credores, a escrituração está arrumada. Se não bate, o erro está em algum lançamento, e o razão mostra onde.
Depois do balancete vêm o encerramento das contas de resultado, na apuração do resultado do exercício, e a montagem da DRE e do balanço. As notas explicativas detalham os critérios usados nesses saldos. A cadeia completa é: fato, diário, razão, balancete, demonstrações.
Esse encadeamento depende de critérios consistentes. Os princípios contábeis, como competência e registro pelo valor original, definem quando e por quanto o fato entra no diário. Para a diferença entre contabilizar por competência e olhar o caixa, veja regime de caixa e regime de competência.
Como o livro razão funciona na rotina de uma PME
Na maioria das PMEs, o razão é um assunto do contador e o dono só o vê em auditoria ou financiamento. É um desperdício. Quem toma decisão com base na contabilidade gerencial precisa saber que o número gerencial nasce do mesmo razão que a contabilidade fiscal usa.
Passo a passo do ciclo mensal
- Captura: notas fiscais, extratos e contratos chegam ao financeiro e à contabilidade no mês certo.
- Conciliação: o saldo do banco no extrato é comparado com o saldo da conta Bancos no razão, na conciliação bancária.
- Classificação: cada lançamento recebe a conta correta do plano de contas e, quando faz sentido, o centro de custo.
- Lançamento: o sistema gera o diário com as partidas dobradas.
- Conferência do razão: as contas de maior risco (Bancos, Clientes, Fornecedores, Estoques, impostos a pagar) são abertas e verificadas.
- Fechamento: balancete, DRE e balanço saem com os saldos do razão. É a etapa em que o fechamento mensal da Controladoria costuma começar a leitura gerencial.
Erros comuns que o razão ajuda a achar
- Lançamento na conta errada: uma despesa de manutenção registrada como compra de estoque infla o ativo e esconde custo no resultado.
- Conta "diversos" ou "outras despesas" inchada: quando concentra valor relevante, o dono perde a visão de onde o dinheiro vai.
- Saldo de Bancos diferente do extrato: sinal de lançamento duplicado, esquecido ou fora do mês.
- Saldo de Clientes que não bate com o contas a receber: o razão auxiliar e o relatório do financeiro dizem coisas diferentes.
- Data de competência errada: uma venda de dezembro lançada em janeiro muda o resultado de dois exercícios.
- Estorno sem histórico: corrige o saldo, mas ninguém sabe depois por que o valor mudou.
Como ler o razão para decidir
Olhe primeiro o saldo e a tendência da conta, depois as linhas que mais pesam. Se a conta de fornecedores cresce mês a mês sem que as compras cresçam, a empresa está alongando prazo ou acumulando atraso, e vale cruzar com o fluxo de caixa. Se o CMV sobe mais que a receita, o problema pode estar em preço, desconto ou estoque, e o razão do CMV mostra de onde veio cada compra e baixa. O dono deve pedir a abertura da conta que causou a variação e exigir uma explicação em uma frase por linha relevante.
Para a PME sem departamento contábil interno, os controles internos do financeiro, como segregação entre quem paga e quem concilia, evitam que o razão receba lançamentos sem lastro.
Onde a Controladoria da BGP entra
O livro razão é matéria-prima, não o produto final. O dono não quer o razão: quer saber se a margem do mês fechou, se o caixa aguenta o próximo trimestre e onde cortar. A Controladoria da BGP opera o ciclo mensal do financeiro da empresa, com conciliação bancária e contábil, fluxo de caixa projetado, orçamento e controle de custos e margem, e lê os números junto com a gestão. O GO BI, incluso, publica esses resultados em um painel conectado ao ERP. Quando o assunto é dado vindo de várias fontes, a frente de Analytics integra ERP e planilhas.
A BGP não substitui o contador responsável pela escrituração oficial. O trabalho é transformar o que o razão registra em leitura gerencial: relatórios gerenciais e dashboard financeiro que a diretoria consegue usar. Para entender a diferença de papéis, veja controller e contador.
Perguntas frequentes sobre livro razão
Para que serve o Livro Razão?
Serve para reunir, por conta contábil, tudo o que foi lançado no diário e mostrar o saldo de cada conta. É a base do balancete e das demonstrações, e a principal ferramenta para investigar um número estranho, rastreando a conta até o documento de origem.
Qual a diferença entre o livro diário e o Livro Razão?
O diário registra os fatos em ordem cronológica, com débito e crédito de cada um. O razão reorganiza os mesmos lançamentos por conta, com movimento e saldo. O diário responde o que aconteceu e quando; o razão responde quanto cada conta movimentou e onde ela está hoje.
O que tem no Livro Razão?
Para cada conta do plano de contas, o razão traz data, histórico, valor a débito, valor a crédito e saldo acumulado após cada lançamento. Também indica a origem no diário. O razão auxiliar abre contas como Clientes e Fornecedores por devedor e credor.
É obrigatório registrar o Livro Razão?
Para quem mantém contabilidade completa, sim, e isso inclui empresas no Lucro Real e sociedades anônimas. O Código Civil exige o diário; o razão é tratado nas normas do CFC e na ECD. No Simples Nacional, o fisco aceita a contabilidade simplificada com livro caixa, e o MEI é dispensado. Confirme com seu contador.
O livro razão pode ser digital?
Sim. Hoje o formato é digital: o razão e o diário vão para a Receita Federal na Escrituração Contábil Digital (ECD), do SPED, com assinatura digital. Empresas obrigadas a entregar a ECD não precisam mais manter os livros impressos para fins de autenticação.
O livro diário pode ser substituído pelo livro razão?
Não. Cada um tem função própria: o diário prova a sequência dos fatos, e o razão organiza o saldo por conta. O Código Civil exige o diário, e o razão depende dos lançamentos dele. O que a lei admite é substituir o diário em papel por ficha ou arquivo eletrônico.
Como fazer o livro razão em Excel?
Crie uma aba por conta, com as colunas Data, Histórico, Débito, Crédito e Saldo, e use fórmula para o saldo acumulado. Funciona para estudo ou controle auxiliar. Para a escrituração oficial, o razão deve sair do sistema contábil, que garante partidas dobradas e rastreabilidade.
