Notas explicativas: o que são, o que devem conter, obrigatoriedade e exemplos

Notas explicativas são as informações complementares que acompanham as demonstrações contábeis da empresa e explicam os números do balanço patrimonial e da DRE: quais critérios contábeis foram usados, de que são feitos os saldos relevantes e quais riscos, dívidas e eventos não aparecem nos valores.

A definição, a base legal e a resposta sobre obrigatoriedade vêm primeiro, antes do que deve constar em cada nota. O texto traz um modelo com números de uma empresa fictícia, o passo a passo para montar as notas e o que o dono de PME deve olhar nelas antes de decidir.

O que são notas explicativas na contabilidade?

Os números de um balanço patrimonial são resumos. A linha "Estoques R$ 700.000" não diz como o estoque foi avaliado, se há mercadoria parada nem se alguma parte está dada em garantia. A linha "Empréstimos R$ 600.000" não diz quando vence nem a que taxa. As notas explicativas existem para responder a essas perguntas.

Elas fazem parte do conjunto completo das demonstrações contábeis. A norma de apresentação das demonstrações (CPC 26) define o papel das notas em três frentes:

• informar a base de elaboração das demonstrações e as políticas contábeis adotadas;
• divulgar o que a norma exige e não aparece no corpo das demonstrações;
• trazer informação adicional que ajuda a entender a situação da empresa, mas não cabe em nenhuma das demonstrações.

Na prática, quem lê as demonstrações sem as notas lê só metade da história. Banco, investidor, sócio que entra na empresa e auditor costumam ir direto às notas.

Quais são as demonstrações contábeis que as notas explicativas acompanham?

As notas são lidas junto com todas as demonstrações do conjunto. Em empresas que seguem o modelo completo, elas são:

• o balanço patrimonial, que mostra o que a empresa tem e deve em uma data (veja ativo e passivo);
• a DRE, que mostra receitas, custos e despesas do período;
• a demonstração dos fluxos de caixa (DFC), que explica de onde veio e para onde foi o dinheiro;
• a DMPL ou a DLPA, que mostra a movimentação do patrimônio líquido e do lucro retido;
• a demonstração do resultado abrangente (DRA), quando há ganhos e perdas que não passam pela DRE;
• a demonstração do valor adicionado (DVA), exigida das companhias abertas.

Nem toda empresa precisa de todas. Uma média empresa na NBC TG 1000 costuma apresentar balanço, DRE, DRA (ou DLPA), DMPL e DFC; a microempresa na ITG 1000 pode ficar com balanço, DRE e notas. Mas a regra é a mesma: onde há demonstração, as notas explicam.

Para que servem as notas explicativas?

Servem para tornar os números comparáveis, verificáveis e honestos. Em termos práticos, cumprem quatro funções:

1. Explicar o critério. Dois balanços com o mesmo estoque de R$ 700.000 podem ter sido avaliados de formas diferentes. A nota diz qual foi o método.
2. Abrir o saldo. Mostram do que é feita uma linha agregada: quais clientes, quais bancos, quais bens.
3. Revelar o que não está no saldo. Garantias dadas, contingências com perda possível e compromissos assumidos podem não aparecer como valor no balanço, mas pesam na decisão de quem empresta ou compra.
4. Dar contexto de eventos. Uma venda de unidade, uma troca de sócios ou um grande contrato assinado depois do fechamento mudam a leitura do número.

Para o gestor, a quarta função é a mais subestimada. A nota é o lugar onde a contabilidade escreve, em palavras, o que os números sozinhos não contam.

É obrigatório ter notas explicativas?

Depende de quem elabora demonstrações contábeis e sob qual norma. Quando a empresa elabora demonstrações contábeis, as notas fazem parte delas. A base legal e normativa principal é esta:

• Lei 6.404/76 (Lei das S.A.), art. 176, §4º: as demonstrações serão complementadas por notas explicativas e outros quadros analíticos necessários para esclarecer a situação patrimonial e os resultados do exercício. O §5º lista o conteúdo mínimo das notas.
• Lei 11.638/07: estendeu essas regras às sociedades limitadas de grande porte, definidas por ativo total acima de R$ 240 milhões ou receita bruta anual acima de R$ 300 milhões, que também devem ter auditoria independente.
• CPC 26 (R1) e as demais normas do Comitê de Pronunciamentos Contábeis: detalham a estrutura e o conteúdo das notas (veja o papel do IFRS e dos CPCs no Brasil).
• NBC TG 1000 e ITG 1000 (CFC): a primeira vale para pequenas e médias empresas sem obrigação pública de prestação de contas; a segunda é o modelo simplificado para microempresas e empresas de pequeno porte. As duas preveem notas, em graus de detalhe diferentes.

E o Simples Nacional? A legislação do Simples aceita o livro caixa para fins fiscais, mas isso não dispensa a contabilidade exigida pelo Código Civil (art. 1.179) e pelas normas do CFC. Se a empresa do Simples elabora demonstrações, seja por exigência do banco, de um sócio, de um processo de venda ou por escolha da gestão, as notas acompanham essas demonstrações. A diferença está no regime tributário e na obrigação de manter a contabilidade, não na utilidade das notas. Confirme a situação da sua empresa com o contador responsável.

Também é comum a obrigatoriedade vir do mercado, não da lei: o contrato de financiamento, o edital de licitação e o investidor pedem demonstrações com notas. Para empresas sob auditoria externa, as notas são lidas linha a linha pelo auditor e fazem parte do relatório que ele assina.

O que deve conter nas notas explicativas?

A organização mais usada segue a ordem das normas. O §5º do art. 176 da Lei das S.A. e o CPC 26 pedem, entre outros, os itens abaixo. A tabela mostra o que cada nota traz e a pergunta que ela responde para o gestor.

Nota	O que informa	Pergunta que responde
Contexto operacional	Atividade, sede, forma societária, porte, base de preparação	De que empresa estamos falando?
Políticas contábeis	Critério de reconhecimento de receita, avaliação de estoques, método e vida útil da depreciação, base do cálculo de provisões	Como os números foram construídos?
Caixa, aplicações e contas a receber	Composição, prazos, perdas esperadas	Quanto disso vira dinheiro, e quando?
Estoques	Método de custo, ajustes para perdas, bens dados em garantia	O estoque vale o que está escrito?
Imobilizado e intangível	Quadro de movimentação, taxas de depreciação, ônus reais	O que foi comprado, baixado e consumido?
Empréstimos e financiamentos	Credor, taxa, vencimentos, garantias, cláusulas restritivas	Quanto vence em 12 meses e o que está em garantia?
Provisões e contingências	Valores provisionados e riscos de perda possível	Que risco ainda pode virar despesa?
Patrimônio líquido	Capital social, reservas, distribuição de lucros	Como o capital foi formado e distribuído?
Partes relacionadas	Operações com sócios e empresas do mesmo grupo	Há negócio entre as partes que mude o resultado?
Eventos subsequentes	Fatos depois do fechamento com efeito relevante	Algo aconteceu desde a data do balanço?

Alguns desses temas têm guia próprio: ativo imobilizado, provisões e PDD, depreciação e amortização e patrimônio líquido. Aqui o foco é como cada um aparece na nota.

Exemplo de notas explicativas: modelo com números de uma PME

Imagine uma distribuidora de autopeças fictícia, com faturamento de R$ 1,2 milhão por mês, que fecha o balanço em 31 de dezembro. Abaixo, quatro notas do tipo que ela publicaria. Todos os valores são ilustrativos.

Nota: políticas contábeis (resumida)

"As demonstrações foram elaboradas conforme as práticas contábeis adotadas no Brasil. As receitas são reconhecidas quando a mercadoria é entregue ao cliente. Os estoques são avaliados pelo custo médio de aquisição, limitado ao valor de realização. O imobilizado é depreciado pelo método linear, com taxas de 10% ao ano para máquinas e móveis e de 20% ao ano para veículos."

Nota: contas a receber

A empresa tem R$ 900.000 em duplicatas a receber. Pela experiência de perdas dos últimos anos, constituiu provisão para perdas esperadas de 5% do saldo.

Item	Cálculo	Valor (R$)
Duplicatas a receber	Saldo contábil	900.000
(-) Provisão para perdas esperadas	5% x 900.000	(45.000)
Contas a receber líquidas	900.000 - 45.000	855.000

Nota: imobilizado (quadro de movimentação)

Imobilizado	Saldo inicial (R$)	Adições (R$)	Baixas (R$)	Saldo final (R$)
Custo	400.000	120.000	(30.000)	490.000
Depreciação acumulada	(150.000)	(55.000)	20.000	(185.000)
Valor contábil líquido	250.000			305.000

Como conferir: o custo final é 400.000 + 120.000 - 30.000 = 490.000. A depreciação final é 150.000 + 55.000 - 20.000 = 185.000. O valor líquido é 490.000 - 185.000 = 305.000, R$ 55.000 acima do inicial. Essa variação é a soma das adições (120.000) menos a depreciação do ano (55.000) e menos o valor contábil dos bens baixados (30.000 de custo - 20.000 já depreciados = 10.000): 120.000 - 55.000 - 10.000 = 55.000.

Nota: empréstimos e contingências

Os empréstimos somam R$ 600.000, dos quais R$ 180.000 vencem em até 12 meses (passivo circulante) e R$ 420.000 depois disso (passivo não circulante). Os veículos financiados estão em alienação fiduciária. A empresa responde a uma ação trabalhista com risco de perda classificado como possível, de R$ 80.000. Como a perda não é provável, o valor não é provisionado, mas é divulgado na nota. Uma segunda ação, com perda provável de R$ 35.000, está provisionada no balanço.

Repare no que o gestor aprende só com a nota: 180.000 / 600.000 = 30% da dívida vence no próximo ano, há bens em garantia e existe um risco de R$ 80.000 que ainda não passou pelo resultado. Nenhuma dessas informações está visível no balanço.

Como fazer notas explicativas: passo a passo

As notas são escritas pela contabilidade, e a assinatura é do contador responsável. Mas a qualidade depende da informação que a gestão fornece. O passo a passo costuma ser este:

1. Feche as demonstrações primeiro. A nota explica números que já estão conferidos. Balancete de verificação conciliado e plano de contas organizado reduzem o retrabalho.
2. Liste as políticas contábeis. Receita, estoque, depreciação, provisões. Escreva a política que a empresa realmente aplica, não a de um modelo copiado.
3. Abra os saldos relevantes. Para cada linha material do balanço, prepare a composição: clientes, bancos, bens, credores, prazos.
4. Monte os quadros de movimentação. Imobilizado, intangível, provisões e patrimônio líquido pedem saldo inicial, entradas, saídas e saldo final.
5. Levante o que está fora do balanço. Garantias, processos, avais, contratos de longo prazo e partes relacionadas. É o item que mais fica de fora.
6. Registre os eventos subsequentes. Pergunte à gestão o que aconteceu entre o fechamento e a data de aprovação.
7. Revise a coerência. Cada número da nota precisa bater com a linha do balanço ou da DRE. Se não bate, a diferença é erro de lançamento ou de classificação.

Em modelos de Word ou planilha, mantenha uma numeração única: cada linha do balanço remete à nota ("Nota 5") e cada nota traz o saldo do ano atual ao lado do anterior. A comparação entre dois exercícios é o que torna a nota útil.

Como as notas explicativas funcionam na rotina de uma PME

Na maioria das PMEs, as notas aparecem uma vez por ano, quando o banco pede o balanço ou o contador fecha o exercício, e ninguém mais olha para elas. É um desperdício. O hábito que funciona é tratar a nota como um roteiro de perguntas que a contabilidade gerencial responde todo mês.

Rotina que funciona

• Mensalmente: abrir os saldos que mais mudaram em relação ao mês anterior (contas a receber, estoques, empréstimos) e anotar o motivo em uma linha.
• Trimestralmente: rever as provisões e as contingências com o jurídico e o comercial, para ver se algo mudou de "possível" para "provável".
• No fechamento do ano: consolidar as anotações do ano em notas, em vez de reconstruir tudo de memória em janeiro.
• Em toda tomada de crédito ou venda de participação: revisar as notas antes de enviar. Quem lê vai achar o que estiver inconsistente.

Erros comuns

• Copiar o modelo de outra empresa. A política contábil descrita não bate com a prática real, e o auditor ou o banco percebe.
• Omitir garantias e processos. Alienação fiduciária, aval dos sócios e ações em andamento ficam fora porque "não são saldo".
• Misturar o pessoal com o da empresa. Despesa do sócio no caixa da empresa vira empréstimo a sócio ou distribuição de lucro, e precisa estar explicada. Veja como separar as finanças pessoais e empresariais.
• Não conferir a nota com o balanço. A nota diz R$ 855.000 e o balanço R$ 900.000 porque a provisão foi lançada depois.
• Tratar a nota como burocracia. Escrever o mínimo para cumprir a exigência e perder a única parte do relatório que explica por quê.

Como ler a nota para decidir

Leia na ordem do risco, não na ordem do documento: primeiro empréstimos (prazo, taxa, garantia e covenants financeiros), depois contingências, depois contas a receber e estoques, e por fim a composição do patrimônio líquido. Se a parcela da dívida de curto prazo for alta em relação ao caixa, a decisão é renegociar prazos antes do vencimento, não depois. Se a provisão para perdas cresce mais rápido que a receita, revise a política de crédito e a cobrança. Se o estoque tem ajuste para perdas crescente, pare de comprar aquele item.

Quais são os 4 principais indicadores contábeis e onde as notas entram?

Não há uma lista única, mas a classificação mais usada na análise de balanços agrupa os indicadores em quatro famílias: liquidez (a empresa paga o que deve no curto prazo?), endividamento (quanto do que usa é dívida?), rentabilidade (quanto rende o capital investido?) e atividade, ou prazos médios (em quanto tempo recebe, paga e vende?). Cada família está detalhada em indicadores financeiros.

As notas entram como o filtro de qualidade do cálculo. A liquidez corrente depende de saber o que é circulante de fato: se parte das contas a receber é de clientes em disputa, o indicador está inflado. O endividamento só é completo se somar o que está nas notas (avais, arrendamentos, contingências prováveis). E a rentabilidade só é comparável entre anos se as políticas contábeis não mudaram, o que a nota de políticas confirma. Para ler os resultados de forma comparativa, vale também a análise horizontal e vertical.

Nota explicativa, nota de rodapé e NESH: não confunda

A palavra "nota" aparece em outros contextos, e é comum o leitor chegar aqui procurando outra coisa:

• Notas de rodapé explicativas (ABNT): em trabalhos acadêmicos, são esclarecimentos no pé da página. Não têm relação com a contabilidade.
• NESH (Notas Explicativas do Sistema Harmonizado): orientam a classificação fiscal de mercadorias (NCM) no comércio exterior. É tema aduaneiro e tributário.
• Notas explicativas contábeis: o assunto deste guia, parte das demonstrações da empresa.

Também não confunda com o relatório da administração, que é um texto separado e narrativo. Ele conta o ano em linguagem de gestão. A nota, ao contrário, é técnica e vinculada a linhas específicas das demonstrações.

Onde as notas explicativas entram no trabalho da BGP

A elaboração e a assinatura das demonstrações contábeis formais são do contador da empresa, e a BGP não substitui esse papel. A Controladoria da BGP trabalha na camada de gestão: concilia, projeta o caixa, acompanha o orçamento e lê os números com a diretoria todo mês, com o GO BI incluso. Nesse ciclo, a pergunta que a nota formaliza (o que mudou no saldo e por quê) é a mesma que a leitura mensal responde. Para entender a diferença entre os dois papéis, veja controller e contador.

No ciclo mensal da Controladoria, o que mudou em cada saldo já fica registrado com o motivo. Quando a empresa vai captar crédito ou passar por due diligence, ter essa trilha mensal pronta encurta o trabalho de fechar as notas. Para quem acompanha os números em painel, o Analytics com o GO BI traz o saldo e a composição que alimentam esse trabalho. E para a leitura recorrente, o pacote de relatórios gerenciais funciona como o espelho interno das notas.

Perguntas frequentes sobre notas explicativas

O que são notas explicativas na contabilidade?

São informações que acompanham as demonstrações contábeis e explicam os critérios usados, a composição dos saldos mais relevantes e os fatos que não aparecem nos valores, como garantias, contingências e eventos posteriores ao fechamento. Fazem parte do conjunto das demonstrações e são lidas junto com elas.

É obrigatório ter notas explicativas?

Sim, sempre que a empresa elabora demonstrações contábeis sob as normas brasileiras: a Lei das S.A. (art. 176, §4º), o CPC 26 e as normas do CFC para pequenas empresas preveem as notas. No Simples Nacional, o livro caixa vale para o fisco, mas não dispensa a contabilidade, e banco ou investidor pedem notas mesmo assim. Confirme o caso com seu contador.

Quais são as demonstrações contábeis?

O conjunto completo tem balanço patrimonial, DRE, demonstração dos fluxos de caixa, demonstração das mutações do patrimônio líquido, demonstração do resultado abrangente e, nas companhias abertas, a demonstração do valor adicionado. Todas são acompanhadas pelas notas explicativas.

Quais são os 4 principais indicadores contábeis?

A classificação mais usada divide a análise em quatro grupos: liquidez, endividamento, rentabilidade e atividade (prazos médios). A liquidez mede a capacidade de pagar no curto prazo, o endividamento mostra o peso das dívidas, a rentabilidade mede o retorno e a atividade mostra a velocidade do ciclo de caixa.

O que deve conter nas notas explicativas?

O contexto operacional, as políticas contábeis, a composição dos saldos relevantes (clientes, estoques, imobilizado, empréstimos), as provisões e contingências, o patrimônio líquido, as operações com partes relacionadas e os eventos subsequentes. A Lei das S.A. lista o conteúdo mínimo no art. 176, §5º.

Como fazer notas explicativas para uma pequena empresa?

Feche o balanço e a DRE, liste as políticas contábeis realmente adotadas, abra os saldos relevantes, monte os quadros de movimentação (imobilizado e provisões), levante garantias, processos e partes relacionadas e registre os fatos posteriores. A versão da ITG 1000 é mais enxuta, mas mantém a lógica.

Qual a diferença entre notas explicativas e relatório da administração?

As notas são técnicas, vinculadas às linhas das demonstrações e fazem parte delas. O relatório da administração é um texto narrativo, em linguagem de gestão, que conta o ano, a estratégia e as perspectivas. Um complementa o outro, mas não substitui.